ROEL JOOSTEN & JEF VAN DEN HOUT

In de vorige blog over het Solar Team Eindhoven is het verhaal te lezen van Carijn en Yvo, die afgelopen week (oktober 2019) wereldkampioen werden. Daarin hebben we ondervonden dat teamflow begint bij de collectieve ambitie, een gedeelde intrinsieke motivatie waarvan iedereen denkt: Daar wil ik onderdeel van uitmaken! Hieruit komen vervolgens gezamenlijke doelen voort waaraan individuele teamleden een bijdrage kunnen leveren. Op deze manier worden dus persoonlijke doelen op elkaar afgestemd waarbij teamleden bewust worden ingezet op hun sterke kanten. Zo ga je als team de ene na de andere uitdaging aan en kom je steeds weer en meer in flow, mits de communicatie open en cosntructief verloopt en iedereen zich veilig voelt.

Maar hoe zorg je voor jezelf dat je in flow blijft? En wat gebeurt er als je even geen flow ervaart? Moet iedereen altijd flow ervaren om een bijdrage te kunnen leveren aan het teamproces? Hoor je nog wel in het team als dat even niet lukt?

Dit zijn vragen die Tommie Perenboom veel bezig houden. Toen, en nu na vier jaar nog steeds. Wij kijken met hem terug naar zijn deelname aan het Solar Team Eindhoven 2015 en bespreken de mooie en moeilijke momenten.

Even voorstellen

Ik ben Tommie en ben sinds twee weken afgestudeerd voor de studie industrieel ontwerpen van de TU Delft.  Toen ik in 2014 bijna klaar was met mijn bachelor, dacht ik : wat wil ik hierna doen? Het leek me wel leuk om wat extra ervaring op te doen als bestuurslid, en Solar Team Eindhoven bood tegelijkertijd de mogelijkheid om wat te doen voor de maatschappij . Ik solliciteerde voor een Industrial Design functie. Na die sollicitatieronde liet het voormalige bestuur mij ook solliciteren voor de organisatie. Het voelde voor mij best wel vleiend dat ze me vroegen als hoofdverantwoordelijke voor marketing en communicatie. Dat heb ik dus 1,5 jaar gedaan, waarvan 2 maanden in Australië. Daarna heb ik even vrij genomen en ben ik mijn master in Delft gaan afronden.

Persoonlijke flow, voor iedereen anders of juist toch niet?

Ieder is uniek en ieder persoon heeft zo ook zijn persoonlijke voorkeuren voor activiteiten op in flow tekomen. Echter, zijn er wetenschappelijk wel een aantal basisvoorwaarden achterhaald die het makkelijker maken m in flow te geraken als deze aanwezig zijn. De kans wordt bijvoorbeeld vergroot als er een duidelijk doel is, directe feedback, een uitdagingsniveau die aansluit op iemands kennis en vaardigheden en een omgeving waarin je geen angst hebt om te falen en niet makkelijk wordt afgeleid. Tommie zegt hierover het volgende:

Ik ben er de laatste tijd veel meer mee bezig. Wat zorgt ervoor dat ik effectief en efficiënt kan werken, dat ik lekker kan werken? Wat ik merk is dat ik in de ochtend meer focus heb. Daarnaast een duidelijk doel voor ogen hebben en het teamgevoel delen dat we er met zijn allen voor gaan. Dat team heb je ook nodig om steun van elkaar te krijgen als het moeilijk is zodat je even de persoon naast je kan aantikken en kunt zeggen: ‘’ik heb hier wat moeite mee, even een koffietje doen?

Verder ben ik heel vatbaar voor het idee dat er iemand in mijn nek loopt te hijgen en mee kijkt of ik mijn werk wel goed zit te doen. De mooiste resultaten heb ik altijd gehaald als ik het gevoel heb dat ik vrij ben om de dingen te doen op mijn manier en daarin mag experimenteren. Qua omgeving merk ik dat het elke keer anders is: soms wil je stilte, soms muziek en soms mag er wat geroezemoes zijn. Koffie drink ik nauwelijks, doorgaans niet meer dan een kop per dag, want anders verlies ik mijn focus.

Zo zie je dat Tommie bewust bezig is met wat gunstig is om in flow te raken, maar ook wat zijn flow juist belemmerd. Flow gaat gepaard met een gevoel van controle willen hebben over de situatie, focus en concentratie op het huidige moment. Je handelt in één vloeiende beweging, gaat helemaal op in de activiteit en raakt het besef van tijd helemaal kwijt. Daarbij handel je vanuit autoteliciteit ; een intrinsieke motivatie waarbij de activiteit op zichzelf als belonend ervaren wordt. 


© Bart van Overbeeke


Wat ging het mis?

Het helpt natuurlijk om bewust bezig te zijn om flow te ervaren. Maar welke persoonlijke eigenschappen werken hierbij in je voordeel en welke in je nadeel? Tommie vertelt ons het volgende:

Wat ik altijd heel erg leuk vond en veel energie van kreeg is presenteren in het algemeen, voorlichting geven en mensen enthousiasmeren over ons project. Er kwamen vrijwel altijd na de presentatie wel een paar mensen naar me toe dat ze het onwijs gaaf vonden, maar ook dat ze vonden dat ik het heel goed presenteerde. Die complimenten zorgden voor een stukje waardering. Daar kreeg ik weer energie van. Zie je wel? Ik kan wel wat, ik heb wel iets in te brengen of ik voeg wel iets toe aan het team.

Daarnaast op bezoek bij bedrijven zoals Google. Wie vindt het nou niet gaaf om daar even langs te gaan en te kijken hoe alleen al het kantoor eruitziet. Of één van de verschillende prijzen op te halen die we wonnen. We hebben ook gepresenteerd in het kinderprogramma Klokhuis. Dat soort activiteiten gaven me veel energie omdat ik presenteren altijd erg leuk vond en mijn ei erin kwijt kon.

Wat ik me nog heel goed kan herinneren is dat ik de Accenture Innovation pitch mocht doen, we waren door naar de finale en daarvoor moest ik wat pitches doen en dingen uitleggen. En daar zaten wat juryleden van o.a. Accenture, ASML en Philips wat ik natuurlijk behoorlijk spannend vond. Maar ik stond daar heel standvastig en relaxed en zelfs een beetje grapjes te maken heen en weer met het publiek. Op dat moment had ik echt het idee dat ik onsterfelijk was. Ik zat er helemaal in en dat gaf me een heel prettig gevoel, ik zat helemaal in de flow.

Ik weet niet of ze het meende, maar ik hoorde later een jurylid van ASML zeggen dat het haar wel tof leek om mij bij het bedrijf te hebben. Dat gaf me heel erg die bevestiging waar ik onbewust zoveel mee bezig was. Daar kreeg ik veel energie van maar dat was slechts van korte duur. Nu zie ik dat als een soort van giftig moment, een omkeermoment dat ik me nu realiseer dat ik mijn geluk buiten me zocht in plaats van binnen mijzelf. Nog steeds een mooi moment, nog steeds cool, alleen een heel ander perspectief.

Ik zocht in die tijd heel erg de voldoening buiten mezelf. Als mensen buiten mij om zeiden dat ik het goed deed, dan was het goed. Tijdens mijn Solar Team periode liep die bevestiging zoeken bij anderen heel erg uit de hand maar ik denk dat ik nu vier jaar later op een punt ben dat ik mezelf begin te waarderen. Het gaat nu veel meer om wat ikzelf vind en dat ik dat ook durf te delen en niet bang meer ben dat mensen mij niet zullen begrijpen. Het is denk ik niet zo dat je alleen voldoening haalt uit het laten uitvoeren van je eigen ideeën, maar vooral door je ideeën te delen en samen te werken aan een collectieve ambitie en je persoonlijke doelen. Voor jezelf opkomen en assertief zijn is hier van belang omdat jij de enige bent die voor je wensen kan opkomen. Een common ground vinden met iedereen doe je niet door jezelf weg te cijferen en jezelf te conformeren aan anderen. Dit is wat ik veel tijdens mijn Solar Team periode heb gedaan. Ik heb geleerd dat het gezamenlijke doel uit de persoonlijke doelen komt, maar als je de persoonlijke doelen niet deelt en gehoor geeft aan andermans persoonlijke doelen dan heb je ook niet het idee dat je onderdeel bent van het gezamenlijk doel.


Het risico van 'alleen maar flow'

Je zou zeggen dat je het beste uit jezelf haalt wanneer je altijd in flow bent. Toch kan het negatieve gevolgen hebben als je hiernaar blijft streven zonder jezelf rust te gunnen en reflectiemomenten op te zoeken. Zonder rust en reflectie slaan mensen vaak door naar obsessief gedrag, overmatig risicovol gedrag, tunnelvisie, uitputting en verwaarlozing van lange termijn doelen en waarden. Waar Tommie met veel enthousiasme en motivatie zich eerst aansluit bij een prachtig project met een hele mooie collectieve ambitie, wenst hij zichzelf een jaar later het ziekenhuis in en voelt hij niets meer voor het succes van het project. Hoe heeft het zover kunnen komen? En wat was ervoor nodig geweest om dit te voorkomen? Tommie zegt hierover het volgende:

Voor de scrum ochtenden was ik vaak huiverig, daar had ik heel erg het idee dat ik gecontroleerd werd als ik een taak niet had gedaan. We waren destijds ook veel te ambitieus in de taken, althans ik voor mezelf. Ik koos bijvoorbeeld voor zes taken op een dag waar ik er realisttisch gezien eigenlijk maar twee echt kon doen. Ik lverde er dus vier niet op en had daardoor voor mijn gevoel dus gefaald met als gevolg dat ik me weer de lul voor dat groepje voelde. Dat was elke ochtend zo en dat slurpte enorm veel energie. Ik werkte ook niet doelgericht. Ik deed PR en communicatie wat niet tastbaar is en ik maakte dat ook niet tastbaar, hierdoor had ik het gevoel niks op te bouwen.’

Daar bovenop vond ik het heel moeilijk om inhoudelijke discussies te onderscheiden van emotionele discussies. Als ik feedback ontving, had ik het gevoel aangevallen te worden. Elke maandag hadden we een meeting waarin ieder zijn eigen onderdeel verantwoorde naar de rest. Ik vertelde dan over communicatie, daar heeft iedereen wel een mening over. Dan heb je ook eerder het gevoel dat je beoordeeld wordt en dat het niet goed genoeg is. Dat was ook een enorme energieslurper. Dat zijn allemaal dingen die destijds speelden en zich bij elkaar opstapelde en ik kwam zo terecht in een negatieve spiraal. Dit heeft me vrijwel letterlijk genekt.

Ik was op een gegeven moment zo uitgeput dat ik gewoon hoopte dat ik door een ongeluk wel rust moest nemen. Niet lang daarna ben ik van mijn fiets gevallen en op mijn hoofd terecht gekomen. Ik werd meegenomen naar het ziekenhuis en bleek een lichte hersenschudding te hebben. De dokter adviseerde één tot twee weken vrij te nemen en te rusten. Zo kreeg ik eigenlijk precies waar ik om vroeg maar na twee dagen kreeg ik al het gevoel dat ik mijn team in de steek liet, dus ben ik weer terug aan het werk gegaan. Daardoor voelde ik me nog steeds niet beter. Twee maanden later zaten we in Australië en daar was ik natuurlijk nog even uitgeput, maar omdat iedereen moe is denk je bij jezelf 'dit hoort er gewoon bij'. Ik dacht steeds bij mezelf: 'ik ben zo kapot en moe, ik kan helemaal niks meer, ik kan alleen nog maar suf voor me uitstaren’. Ik kon echt geen werk meer verrichten. Ik wilde gewoon rust. Eigenlijk boeide die hele challenge me niet meer.

Uiteindelijk ben ik ook in Australië gevallen en heb toen mijn been gebroken in Alice Springs, te midden van Australië. Gelukkig was er een ziekenhuis in de buurt waar ik heen ben gedragen. Er is door middel van een operatie titanium in mijn been gezet en ik heb een week in het ziekenhuis gelegen. Ik kon geen kant op, echt verplicht rust dus. Toen kwam de emotionele ontlading van dat hele jaar eruit en heb ik een hele lang mail gestuurd naar het team over hoe ik me die afgelopen tijd gevoeld heb. Mensen waren heel erg verbaasd, ze hadden helemaal niet door dat ik me zo gevoeld had. Voor hun idee was ik altijd zo vrolijk en opgewekt. Dus wat dat betreft had ik een heel goed masker op om dat maar te verbergen.

Ik heb me destijds eerder uit moeten spreken over hoe ik me voelde en had mezelf daarin serieuzer moeten nemen. Je voelt je niet oké, doe er eens wat aan, praat er met iemand over. Maar ik dacht steeds bij mezelf dat ik er moest zijn voor het team en dat ik mijn problemen zelf moest oplossen. Ik gaf daar niet aan toe. Terwijl ik er juist daarom niet voor mijn team kon zijn. Het is misschien cliché maar je kunt er pas zijn voor je team zijn als je er ook voor jezelf bent.

Daarnaast had ik in die tijd voor mijn gevoel ook geen vriend waar je het mee kan delen binnen het team. Want mensen buiten het Solar Team weten niet echt zo goed waar je het over hebt of ze zijn te druk met hun eigen dingen. Ook binnen het Solar Team werden mijn sociale behoeften niet echt vervuld. Het is helemaal niet erg wanneer je dat binnen het team niet vindt. Het zij zo en je kan er wat aan doen, je kan af en toe een leuk dinertje organiseren, dat is prima. Als dat niet werkt is het ook prima, maar dan is de vraag: ‘’Waar haal je het dan wel vandaan?’’ Ik heb destijds er ook niet ervoor gezorgd dat ik op dinsdag om 5 uur wegging om in de avond bij mijn vaste vriendenavond te zijn zodat ik even kon opladen. Dat reken ik mezelf heel erg aan. Als jij die behoefte hebt en je krijgt die niet binnen het team, dan had je die ergens anders kunnen vinden.

Vooral in Australië, toen ik eruit lag met mijn been, heb ik daar last van gehad. Ik had eigenlijk de verantwoordelijkheid voor de media-auto samen met een aanhangwagen erop. Maar ik ben toen achterin een camper gaan zitten, omdat ik mijn been altijd omhoog moest houden. Ik heb heel veel achterin de camper gezeten, naar buiten gekeken, af en toe voor de vorm nog naar de radio geluisterd, maar eigenlijk boeide het me ook niet zo heel veel. Ik stond er toen voor mijn gevoel helemaal buiten. Dat deed wel veel pijn. Ik realiseer me nu ook pas dat ik me nooit echt onderdeel van het team heb gevoeld. Hoe dat komt ben ik nog steeds niet helemaal achter.

Ik heb het er later wel eens over gehad met de jongens en die zeggen dan: ‘’hoe kom je daarbij?’’ en dan geven ze me heel vriendelijk een arm om de schouder of een klop op de rug van: ‘’je hoort er gewoon bij, je bent toch ook onderdeel van het team?’’ Ik weet nog steeds niet hoe ik dat in mijn hoofd heb gekregen. Gevoel en werkelijkheid zijn niet altijd hetzelfde.

Het is dus belangrijk dat er binnen een team voldoende veiligheid heerst om alles met elkaar te kunnen delen. Zonder een veilig klimaat en open communicatie is de kans dus groot op grote negatieve gevolgen zoals de uitval van teamleden.

 

Was hierdoor het Solar Team avontuur dan alleen maar een negatieve ervaring?

Nee, zeker niet! Het was bijvoorbeeld heel gaaf om de voorbereiding mee te maken. We hadden de hele rit achterstevoren al een keer gemaakt, 'trip up' noemen we dat. Dat betekent dat we ook sliepen in de woestijn, noodscenario’s doorlopen zodat we precies wisten wat te doen als er iets gebeurde. Het is supertof als al die inspanningen van anderhalve maand samenkomen tijdens de race. Je weet dat iedereen er best wel doorheen zit en je bent daardoor natuurlijk wel een beetje sikkeneurig af en toe, maar eigenlijk doet iedereen de dingen die gedaan moeten worden zonder te klagen. Dat is heel vet om te zien.’’

Ik heb er ook ontzettend veel van geleerd. Daar ben ik ook heel bewust mee bezig. Als ik op mijn werk nuom 5 uur naar huis wil, dan ga ik naar huis en niet omdat iedereen er nog zit blijf ik ook maar zitten. En dat deed ik vroeger wel. Kleine dingetjes, zoals jezelf helemaal verliezen in detailwerk doe ik ook niet meer. Wat is de doelstelling? Helpt me dit bij mijn doel, ja of nee? De week alvast inplannen en me daaraan houden. Dat soort dingen brengen rust. Bij het afstudeerbedrijf waar ik werktte zat ook iemand die heel rationeel is, waar ik me vroeger heel snel door aangevallen zou voelen. Nu kan ik dat vrijwel helemaal scheiden van mijn emotie. Ik zie nu in dat mijn Solar Team periode me dat heeft bijgebracht.

 

De world solar challenge


Een moment van samen flow ervaren:

Het is niet zo dat er geen moment van (team)flow kan ontstaan als er geen optimale omgeving is. Integendeel zelfs. Teamflow ontstaat juist vaak als de omgeving juist niet optimaal is, zoals bij een moment van crisis. Het helpt echter wel als de basisvoorwaarden voor flow of teamflow aanwezig zijn.  Deze kun je met elkaar overeenkomen. Je kan bijvoorbeeld met elkaar een gezamenlijk doel vaststellen wat uitdagend is voor het team als geheel, een open systeem van communicatie inrichten en gedragsregels en waaren bepalen die de psychologische veiligheid van alle teamleden waarborgen. Dit vergroot de kans op teamflow, een moment waarvan achteraf vaak gedacht wordt: ‘’Wow, hier is echt iets moois gebeurd.’’ Wat waren de mooie momenten die Tommie beleefde tijdens zijn deelname aan het Solar Team Eindhoven:

Een echt teamflow moment dat ik in die tijd heb meegemaakt was op de dag van de autopresentatie. We hebben aangekondigd dat de auto zou rijden, dus iedereen komt kijken en foto's maken van een rijdende auto. Het hele jaar is naar dit moment toegewerkt en ik heb me helemaal voorbereid op de presentatie die ik straks zou gaan geven met een collega. En toen kwamen we net voor de presentatie erachter dat de auto niet rijdt. Hij staat al klaar, ik ben helemaal voorbereid om een rijdende auto aan te kondigen, met een mooie punchline aan het einde waar op dat moment de auto gaat rijden en nu net voor de presentatie, blijkt dat hij niet rijdt.

 Wat nu? Ik kan geen rijdende auto presenteren die niet rijd. We weten ook niet wat er aan de auto mankeert, daarvoor moeten we hem helemaal uit elkaar gaan halen. Je moet je voorstellen dat je naar een grote 3D puzzel kijkt die niet compleet is maar je weet niet welk stukje ontbreekt.

Zonder er echt bij stil te staan werd er meteen gehandeld. Stella Lux werd afgeschermd en de engineers kregen alle ruimte om hun ding te doen en na te gaan wat er aan de hand is. Niemand die ze nu daarin lastig gaat vallen. Mijn taak ligt nu volledig focussen van de presentatie en het verzinnen van een nieuwe punchline voor het geval het probleem niet opgelost kan worden. Ondertussen moet de schijn hooggehouden worden dat er niets aan de hand is.

Na de auto uit elkaar gehaald te hebben en op zoek te gaan naar de fout bleek dat er een zekering was gesprongen. Die hebben de engineers snel weten te vervangen en zo hebben we het nog voor de presentatie kunnen oplossen. Ik heb gewoon de originele presentatie kunnen geven en niemand had iets door van de crisissituatie waar we ons 10 minuten daarvoor nog in verkeerden.

Wat grappig is, is dat toen we een show-rondje gereden hadden, we voor de pers even stil gingen staan om met het team foto’s van de auto te maken. En op dat moment knalt diezelfde zekering er weer uit. Terwijl de auto nog een stuk moest doorrijden om weer op het podium gezet te worden. Gelukkig is de auto van heel licht materiaal gemaakt en kost het niet veel kracht om hem vooruit te duwen. Wij leggen dus allemaal een hand op de auto en de pers maakt foto’s van ons terwijl we trots met onze auto meelopen die ‘’wegrijdt’’. In werkelijkheid duwde we deze gewoon vooruit.. Zo kropen we ongezien door het oog van de naald, waar iedereen met zijn neus bovenop stond.

Het gekke is dat we hier naderhand ook niet nog een keer op terug gekeken hebben. Het ging allemaal heel erg vanzelfsprekend en we hebben er niet echt bij stilgestaan hoe het allemaal verlopen was. Het was gewoon een geslaagde dag, we hebben de auto gepresenteerd zoals gepland. Er was weer een mijlpaal bereikt en nu weer door naar het volgende.

Wat is teamflow dan volgens jou?

Teamflow voor mij is een collectieve flow die je samen deelt, problemen die je samen oplost, mijlpalen die je samen haalt, maar ook dingen die je viert en lachen om dezelfde humor die je creëert. Dezelfde vocabulaire creëren over situaties of bespreken van dingen. Ik denk dat het heel belangrijk is dat je een eigen cultuur hebt gecreëerd. Die cultuur is heel belangrijk voor de flow en die moet gecultiveerd én bewaakt worden.

 

Het moment tijdens de autopresentatie waarin deelnemers van Solar Team trots meelopen met hun ‘’rijdende’’ auto

© Bart van Overbeeke


Reflectie

Ter afsluiting vragen we Tommie nog naar zijn belangtrijkste les:

Ik kom nog steeds achter dingen waarvan ik zeg: ‘’wow’’. Ik heb in die tijd misschien wat vaardigheden geleerd, maar het reflecteren erna, dat geeft zoveel ervaring en dan zie je in een keer wat je er allemaal aan hebt en hoe je dat kan inzetten. Dan komt pas dat besef. Dat heb ik nu, na vier jaar, nog steeds. Nog steeds leer ik dingen van die ervaring en uiteindelijk heb ik het ook daarvoor gedaan. Ik wilde heel veel dingen leren en dat heb ik zeker. Misschien niet zozeer op ontwerpvlak of op organisatievlak, maar voor mezelf leren opkomen bijvoorbeeld, assertief zijn en mezelf in de flow brengen. Mezelf beschermen als ik niet meer wil werken, dat ik naar huis ga wanneer de dag voorbij is in plaats van tot 9 uur 's avonds te blijven zitten omdat ik het idee heb dat ik moet blijven zitten om te laten zien dat ik ervoor ga. Dat is goud waard.

Tommie Perenboom heeft zich in oktober 2019 bij Flow Concepts aangesloten. Flow Concepts is erg blij met deze nieuwe aanwinst en hoopt met Tommie binnen vele organisaties teams in flow te brengen!


Behoefte aan meer flow in uw organisatie?

Bel, mail of app ons voor een kennismaking