JEF VAN DEN HOUT & ROEL JOOSTEN

Flow Concepts is afgelopen jaar benaderd om als teamflow coach op te treden voor de leden van Solar Team Eindhoven. Het is heel mooi om te zien hoe zij streven naar het in stand houden van een optimaal samenwerkingsklimaat en wij zijn heel benieuwd hoe de elementen uit het Teamflow Model hier tot uiting komen. Daarom hebben we twee teamleden gevraagd om hun ervaring met ons te delen. Zij stellen zichzelf graag aan u voor.

Carijn Mulder, Team Manager, Solar Team 2019

‘’Ik ben Carijn Mulder, teammanager van Solar Team Eindhoven. Daarbij is mijn functie heel veelzijdig. Het team bestaat uit 26 teamleden, waarvan 21 engineers en nog vijf managementfuncties. Mijn functie daarin is teammanagement, maar er zijn nog vier andere functies. Projectmanagement, twee functies voor acquisitie en nog iemand op PR. En ik ben eigenlijk voor al die vier functies de vliegende keep. Dus, op het moment dat er ergens iets blijft liggen dan ben ik degene die daarvoor wordt ingezet. Los daarvan is nog een belangrijk deel van mijn functie dat ik de teamdynamiek in de gaten hou en dat iedereen op een soepele manier met elkaar kan samenwerken en dat er geen frustraties zijn binnen het team die de hele flow van het team tegenhouden.’’

Yvo Elling, Driver Support Systems Engineer, Solar Team 2019

‘’Ik ben Yvo Elling. Ik ben 20 jaar en ik zit bij Solar Team Eindhoven. Ik ben Driver Support Systems Engineer. Dus dat is de ondersteuning van de bestuurder van de auto. En sinds september zijn we daar mee bezig. Ik zit veel achter de computer. Als software engineer breng je natuurlijk heel veel tijd door met programmeren en veel te testen. Maar binnen een team is het natuurlijk wel belangrijk dat je ook overlegt.’’

Collectieve Ambitie

In september 2018 zijn voor de vierde keer 26 studenten van de TU Eindhoven bij elkaar gekomen om zich in te zetten voor een doel dat groter is dan zijzelf. Een groep studenten die elkaar nog niet kennen en bereid zijn om zonder vergoeding en ten koste van hun studie zich ruim een jaar inzetten om naar een toekomst te werken waarin de wereld niet langer afhankelijk is van fossiele brandstoffen. Hoe zorg je ervoor dat van deze 26 vreemdelingen de koppen bij elkaar komen, de neuzen dezelfde richting opstaan en dat zij van elkaar op aan kunnen om samen een doel te bereiken? Dit allemaal begint bij een collectieve ambitie.

Iedereen heeft zijn redenen om zich bij het team aan te sluiten. Het is belangrijk dat iedereen zich afvraagt: ‘’Waarom ben ik hier?’’, ‘’Wat is mijn motivatie om hieraan deel te nemen?’’. Vervolgens ga je hierover met elkaar in gesprek. Je deelt je motivatie met elkaar en gaat kijken waar de overeenkomst ligt. Je gaat zoeken naar een gedeelde intrinsieke motivatie waarvan iedereen denkt:  ‘’Dat lijkt me gaaf om onderdeel van uit te maken, daar wil ik me voor inzetten!’’

Ook Solar Team Eindhoven heeft tijdens de start van hun project dat proces doorlopen.

Carijn: ‘’Natuurlijk was het een heel lang proces om dat uit te zoeken, maar ook vooral om dat goed te formuleren. Uiteindelijk zijn we eruit gekomen en willen wij iedereen ervan overtuigen dat er wat moet veranderen in de mobiliteitssector. Dat de zonneauto al een mogelijkheid biedt om te rijden zonder fossiele brandstoffen te gebruiken, maar dat er daarnaast nog veel meer potentie in de zonneauto zit en die potentie willen wij eruit halen. Dat is ons overkoepelende doel.’’

Gezamenlijk doel

Als je elkaar vindt in een collectieve ambitie komen daaruit gezamenlijke doelen (milesstones of kortere termijndoelen) uit voort. Je gaat dan met elkaar bedenken welke stappen nodig zijn om dat doel te bereiken. Er moet besloten worden welk pad bewandeld gaat worden en op welke manier het team via een aantal milestones op zijn eindbestemming wil komen. Daarvoor moeten keuzes gemaakt worden waar iedereen achter staat en ieder teamlid zich in kan vinden. Wat is de volgende stap richting de eindbestemming (collectieve ambitie)?

Carijn: ‘’Keuzes zijn bijvoorbeeld, welke kleur wordt de auto, wat wordt de naam van de auto, zouden we voor de RDW-keuring willen gaan?’’

Persoonlijke doelen

Iedereen moet zich kunnen vinden in de beslissingen die gemaakt worden. De motivatie van ieder moet op dezelfde lijn liggen als de richting die het team opgaat. Met andere woorden; Het is belangrijk dat de persoonlijke doelen aansluiten op het gezamenlijke doel. Dat kan nog lastig zijn met een team van 26 leden. Met zo'n groot team ben je genoodzaakt in subteams te werken waarin de gezamenlijke doelen van de subteams onderling moeten aansluiten op de collectieve ambitie en de gezamenlijke doelen van het gehele team.

Carijn: ‘’Op het begin leek er een tweestrijd te zijn. We willen de World Solar Challenge winnen en we willen een verhaal vertellen. Maar, toen hadden we nog niet erkend dat dit op hetzelfde neer kan komen. Want, ook met de World Solar Challenge moeten we punten verdienen voor de praktische kant van de auto en die praktische kant van de auto die belichaamt eigenlijk het hogere doel (collectieve ambitie) dat wij willen bereiken. En als wij de World Solar Challenge winnen, kunnen wij veel meer mensen bereiken en gelooft iedereen veel beter wat we zeggen. Dus, op die manier komen die twee alsnog samen.’’

Wederzijds commitment

Het team staat nu op eenzelfde lijn, het doel is bepaald, het stappenplan is gemaakt en alle leden gaan hiermee akkoord. Hier begint het pas echt. Nu moet de machine gaan draaien met de visie en motivatie als motor. Iedereen weet waar er naartoe gewerkt wordt en ontstaat er een wederzijds commitment.

Yvo: ‘’Passie, zou ik dan wel zeggen. Je bent met iets begonnen wat je heel erg leuk vindt, en je hebt dan een taak, en je weet hoe je die taak moet aanpakken. En je weet ook dat het heel veel tijd gaat kosten. Dus dan ga je gewoon volledig met die mindset in die taak en zorgen dat het afkomt, hoe lang het dan ook duurt. Dat kan wel eens tegenvallen, dat er dan toch veel meer tijd in gaat zitten dan je verwacht. Maar ik denk wel dat het echt voorkomt uit passie en motivatie, en gewoon de wil om die auto af te krijgen. Het zijn wel flinke werkweken. We halen wel tachtig uur per week. Maar je doet het ergens voor, dus daarom is dat het wel heel erg waard.’’

Bundeling van krachten

Het is een groot team, dat moet ook wel voor zo’n groot en uitdagend project. Daarbij is het wel van belang dat de kwaliteiten van ieder individu goed benut wordt. Ieder teamlid moet weten wat zijn plaats in het team is en wat deze moet bijdragen in het proces. Er moet een evenwichtige bundeling van krachten aanwezig zijn.

Carijn: ’’Het team is opgedeeld in verschillende disciplines (subteams). Dus, alle werktuigbouwers vormen een groep, alle electro engineers vormen een groep en alle software engineers vormen een groep. Maar, al die groepen moeten natuurlijk heel veel met elkaar samenwerken in alle losse onderdelen van de auto, dus op die manier heb je verschillende en overlappende, zelfsturende ‘teampjes’. Zo is iedereen heel erg bezig met wat voor het hele project belangrijk is, maar dan vanuit hun eigen onderdeel.’’

Open communicatie

Van groot belang gedurende het gehele proces en tevens een grote uitdaging is een constructieve vorm van open communicatie. Het optimaliseren van feedback op individueel en teamniveau, zodat iedereen precies weet hoe het team er als geheel voor staat als ook de individuele bijdrage daaraan en niet onbelangrijk wat de volgende stap zou moeten zijn, ook wel feedforward genoemd. Hoe zorg je ervoor, in een grote organisatie als het Solar Team Eindhoven, dat iedereen elkaar op de hoogte houdt van het proces?

Carijn: ‘’Elke vrijdag hebben we een meeting waar we keuzes met elkaar bespreken. Echt dingen waar meningen en emoties aan te pas komen. Als er een keuze gemaakt moet worden, levert degene die de keuze maakt een keuzedocument in waarmee iedereen zich kan inlezen. Dan is iedereen op de hoogte van de voor- en tegenargumenten om op dat moment efficiënt daarover te kunnen vergaderen.’’

Yvo: ‘’Daarvoor hebben we de MMM’s: de maandagmiddag meetings. En dan hebben we ook vrijdag zelfs nog een meeting om, bijvoorbeeld, discussies met zijn allen uit te spreken. Als we willen bepalen of we bijvoorbeeld een rode auto willen, of een gele. Dat we daar dan gaan stemmen, dat gebeurt vaak op de vrijdag. Maar de maandag meeting is wel altijd het belangrijkst. Daarna heb je een vragensessie, en dan merk je heel vaak dat mensen vanuit hun module vragen stellen. Het is natuurlijk heel erg belangrijk dat alles uiteindelijk past en samen werkt. En of wat anderen doen wel klopt met wat jij doet. Dus je merkt heel erg aan de vragensessie daarna dat iedereen gewoon op de hoogte moet zijn, en wil zijn, van wat er allemaal is gebeurd en hoe het in elkaar zit.’’

Veilig klimaat

In een ambitieus project waar de druk hoog ligt en er veel van je verlangt wordt kan er ook angst ontstaan. Angst dat je iets niet goed doet, niet genoeg bijdraagt. Of angst om jezelf uit te spreken. Zonder een veilig klimaat is het onmogelijk om een gezonde teamdynamiek in stand te houden. Ieder individu moet weten dat hij of zij gelijkwaardig is aan de rest van het team. Iedereen moet zich veilig voelen om te handelen en niet bang zijn om fouten te maken.

Carijn: We doen regelmatig een stukje reflectie op elkaar, een ‘kratsessie’. Dus, dan gaat er iemand op de krat staan en geeft aan: “Ik wil vandaag wel feedback ontvangen”. En dan is de insteek dat de persoon die op de krat staat geen commentaar mag geven op wat er wordt gezegd, maar dat anderen uit het team hierop in gaan. We hebben ervoor gezorgd dat iedereen open naar elkaar probeert te communiceren, maar er moet wel vertrouwen zijn in het team om dit op deze manier te kunnen doen. Daarom doen we het heel erg vanuit: “Ik ervaar deze en deze situatie op die manier en daarom zou ik je willen vragen om het de volgende keer meer zo aan te pakken”. Zo houd je het bij jezelf.’’

De teamflow ervaringen van Ivo en Carijn

Wanneer alle condities voor een gezonde teamdynamiek aanwezig zijn en gekoesterd worden kunnen er mooie momenten ontstaan. Momenten waarbij alle koppen bij elkaar staan, de neuzen in dezelfde richting, iedereen van elkaar op aan kan en je samen je doel bereikt. Er ontstaat een gevoel van eenheid, focus, vertrouwen en vooruitgang. Dit zijn de onbetaalbare momenten waar op teruggekeken wordt en waar je het allemaal voor doet. Dit geeft het team de energie om weer een nieuwe uitdaging aan te gaan.

Carijn: ‘’Ik vond de familiedag een heel gaaf moment. We gingen onszelf voorstellen en uitleggen wat wij deden binnen het team. We stonden daar met het hele team en het paste gewoon allemaal. Dat vond ik een heel gaaf moment. Iedereen voelde de invloed die hij zelf heeft. Op dat moment waren we echt met elkaar Solar Team Eindhoven. En op basis daarvan gaan we ook in de periode die erop volgt weer heel veel tegenslagen aankunnen.’’

Ivo: ‘’Het moment dat we de meest belangrijke mal helemaal hadden afgelegd in carbon. Toen hebben we voor het eerst de auto helemaal op elkaar gezet, als het ware. Dus we hadden de bodem, de zijwanden eraan, dak erop. En dat is dan zo vet. Dat is dan zo ongelooflijk mooi! Daar werk je dan een paar maanden naartoe en dan is het zo ver. Dat hij helemaal in elkaar staat. Dat was heel erg vet.’’

En dan elkaar opnieuw vinden:

Op 4 juli werd centraal in Eindhoven aan het grote publiek het vierde model in de Stella familie gepresenteerd. Na maanden hard werken stond daar een team dat vol trots hun antwoord op het energieprobleem presenteert, namelijk de Stella Era. Een gezinsauto die niet alleen energie opwekt uit de zon, maar deze ook kan delen. Niet alleen ontzettend efficiënt oplaadt, maar ook met een autonoom systeem de zon opzoekt op het moment dat ze in de schaduw komt te staan. Een mijlpaal is bereikt, het team is een stap dichterbij gekomen richting een wereld waarin het energieprobleem wordt opgelost. Er wordt teruggekeken op het proces dat vooraf ging en er wordt vooruit gekeken naar de volgende stap. Dit is waar het team weer bij elkaar komt om een nieuw proces in te gaan. Een nieuw doel te bereiken, namelijk: presteren op de World Solar Challenge in oktober!

 Foto: Bart van Overbeeke

‘’Waarom nog een vierde team?’’ Luidde de vraag. Een gezinsauto op zonne-energie is al een feit, wat valt er nog te bereiken? Deze vraag heeft Solar Team Eindhoven sterk beantwoord door niet alleen te verbeteren wat er al was, maar ook problemen te tackelen die er nu nog niet zijn. De problemen van een samenleving die onafhankelijk is van fossiele brandstof.

Foto: Bart van Overbeeke

Yvo: Na zo’n mooie dag? Dan ga je tevreden naar huis. Dan ben je blij over de dag, dan heb je echt vooruitgang gezien. Als je een jaar lang geen vooruitgang voelt, dan ebt de motivatie gewoon helemaal weg. En als je ziet dat het zo goed gegaan is, dat het zo mooi geworden is, daar wordt je gewoon helemaal blij van. Dat is wel heel belangrijk. Dat je gewoon ziet wat je gemaakt hebt. Dat is ook waar motivatie vandaan komt, want uiteindelijk wil je een goede auto hebben. Kost je een jaar van je leven, dus beter dat je er ook wat voor krijgt.’’

Wij willen Solar Team Eindhoven graag bedanken om hun inspirerende verhaal met ons te delen en steunen hen graag waar dat kan. Bent u ook geïnspireerd door de collectieve ambitie van  het Solar Team Eindhoven en wilt u hier graag een bijdrage aan leveren? U kunt de crowdfunding actie steunen via de volgende link: https://solarteameindhoven.nl/crowdfunding/


Behoefte aan meer flow in uw organisatie?

Bel, mail of app ons voor een kennismaking