JOS ROUW
Verhalen geven onze wereld vorm, vaak zonder dat we het doorhebben. Op zoek naar de rol van het teamverhaal interviewde Jos Rouw (Rotys) Jef van den Hout (Founder Flow Concepts en onderzoeker op het gebied van teamflow). In deze blog een verslag van dit inspirerende gesprek met als leidraad: “Als je vanuit een collectieve ambitie werkt, haak je continu in op de intrinsieke motivatie.”
Leiders en merkmakers horen het al jaren om hun oren vliegen: start with why. In allerlei soorten marketing en communicatie vertellen organisaties aan de buitenwereld ‘waarom we doen wat we doen’. Een aanpak die waarschijnlijk het duurzaamst is als je daarmee een eerlijk, kloppend verhaal vertelt, dat ook binnen de organisatie leeft.
Daarbij kan die why bijvoorbeeld zorgen voor meer betrokkenheid van medewerkers. En voor een prettigere werkcultuur. Dat blijkt ook als we Jef van den Hout spreken. In zijn kantoor in het Qlubhouse in Tilburg vertelt hij over zijn onderzoek naar teamflow, de invloed van een gezamenlijke ambitie, en de rol die verhalen daarin spelen.
“Eerst dacht ik: werkgeluk, dat is veel te soft.”
Uitdaging en focus
In 2009 werkte Jef bij een adviesbureau voor de woningbouw. Hij schreef businessplannen voor woningcorporaties – en keek daarbij een stap verder. “Ik dacht: als de medewerkers in een ‘flow’ kunnen komen, zit het met de organisatie ook wel goed.”
Hij was het begrip tegengekomen tijdens zijn afstudeerstage. “Dat bedrijf vroeg mij aanvankelijk om een werkgelukmeter te ontwikkelen. Ik dacht: werkgeluk, dat is veel te soft, ze zien me al aankomen op de arbeidsmarkt straks. Toen ben ik afgestudeerd op competentiemanagement in bouw- en ontwerpteams. Daar ontstond al de link met teamwerk.”
“Bij mijn literatuurstudie las ik een stuk uit de positieve psychologie, van onder andere Cziksentmihalyi. Daarin kwam ik flow tegen. Ik dacht: dat gevoel herken ik wel. Als je jezelf uitdaagt en focust, zoals ik deed tijdens het hardlopen en spinnen, dan kun je daarin terecht komen.”
“Ik besefte dat je flow kunt oproepen, als je
maar de juiste omstandigheden creëert.”
Heilige graal
“Als ik ging hardlopen, wist ik precies wanneer ik de runner's high kon bereiken. Langs het water, met de zon zo voor me, rond een uur of vier. Ik besefte dat je flow kunt oproepen als je maar de juiste omstandigheden creëert.”
“Er was ook al veel onderzoek gedaan waaruit bleek dat je flow in je werk kunt organiseren. En dat het meerdere voordelen heeft. Je bent tevredener met je werk, zowel op de korte als de lange termijn. En je levert beter werk af. Ik dacht: als je dat gezamenlijk voor elkaar krijgt, heb je de heilige graal te pakken.”
Was er destijds al kennis over flow in teamverband? "Er was wel het boek Group Genius van Keith Sawyer die groepsflow beschreef, maar verder was er nog nauwelijks onderzoek naar gedaan,” zegt Jef. “Toen ben ik aan de slag gegaan. Het leek me te veel gevraagd om meteen een hele organisatie in flow te krijgen, dus ik wilde me op kleinere werkgroepen richten. Het leek me ook logisch dat flow in teams zou ontstaan. Dat ben ik teamflow gaan noemen.”
Zo begon Jefs zoektocht. In 2016 verdedigde hij met succes zijn proefschrift over teamflow. “Ik heb het geconceptualiseerd, heb de voorwaarden beschreven en heb een procesaanpak ontwikkeld waarmee je teams kunt begeleiden naar Team Flow. In augustus 2019 verscheen mijn onderzoek in het boek ‘Team Flow: The psychology of optimal collaboration’. Het voorwoord is geschreven door Cziksentmihalyi, de grondlegger van de flowtheorie. Hij was ook mijn mede-begeleider. Daarmee keurt hij het eigenlijk goed als uitbreiding van zijn werk. Daar ben ik wel trots op.”
Een goed samenwerkingsklimaat creëren
Omdat hij zijn proefschrift schreef naast zijn reguliere werk, was het een lang traject, vertelt Jef. “Ik wilde het ook graag onderzoeken met één been in de praktijk. Door mee te lopen in teams, mee te werken in teams. Ik hopte van de ene organisatie naar de andere.”
“We werken volgens ons eigen model. In het
hart daarvan staat de collectieve ambitie.”
Naarmate zijn onderzoek vorderde, werd Jef steeds meer gevraagd als spreker. Daarom richtte hij een bedrijf op: Flow Concepts. “Eerst wilde ik een inspiratieplatform bouwen, kennis delen over teamflow en het bijbehorende model. Daarna dacht ik: het lijkt me leuk om het verder naar de praktijk te brengen. Toen zijn we verschillende opleidingen begonnen. De cursisten geven we tools om een goed samenwerkingsklimaat te creëren. We hebben inmiddels 75 mensen opgeleid. Na 2020 zal dat het dubbele zijn.”
“In het begin werkte ik alleen, maar inmiddels zijn we een klein team. We werken volgens ons eigen model. In het hart daarvan staat de collectieve ambitie."
Wat is de collectieve ambitie van Flow Concepts?
“Wij geloven dat mensen het meest floreren als ze datgene mogen doen wat ze uitdagend, leuk en betekenisvol vinden. Wij geloven ook dat grote uitdagingen alleen gerealiseerd kunnen worden als daar een heus team achter staat. Maar samenwerken is niet zo eenvoudig als het lijkt. Met onze expertise in flow en teamontwikkeling helpen wij teams en organisaties aan een optimaal (positief, gezond en productief) samenwerkingsklimaat.”
Solar Team Eindhoven
Waarom melden organisaties zich bij Jef en zijn collega’s? “Dat is tweeledig. Óf ze hebben last van zaken die plezierig en succesvol werk in de weg zitten. Óf ze doen het heel goed met z'n allen en willen begrijpen hoe het komt dat ze flow ervaren. Zodat ze dat vast kunnen houden.”
“Bij de opleidingen proberen we voor kruisbestuiving te zorgen. Er doen ondernemers mee die het optimale samenwerkingsklimaat voor hun organisatie willen ontwikkelen. Er zijn zelfstandige coaches bij die op zoek zijn naar een hulpmiddel bij hun werk. En er zijn professionals bij die individuele flow kennen en die willen weten hoe ze dat met hun team voor elkaar kunnen krijgen.”
“Ze werden elke keer wereldkampioen.
Ik was benieuwd: hoe doen ze dat?.”
Jef heeft ook verschillende teams begeleid. “Vooral de eerste tijd en in beperkte mate nog steeds. We zijn nu bij Lightyear aan het testen met onze app. Daarmee kun je meten hoe het ervoor staat met je team. We gaan daar ook interviews doen om het werkklimaat in beeld te krijgen.”
Datzelfde heeft Jef gedaan bij Solar Team Eindhoven, dat meerdere malen in het nieuws kwam met hun prestaties. “Ze werden elke keer wereldkampioen. Ik was benieuwd: hoe doen ze dat? Wat blijkt? Hun werk draait om een sterke collectieve ambitie: ze willen de wereld laten zien dat passagiersvoertuigen heel goed kunnen rijden op zonne-energie. Dat eindigt met een spannende race, maar het geeft ook in de aanloop al veel gelegenheid voor flow.”
Ontrafelen hoe je team in flow kan komen
Die heldere ambitie had het Solar Team van meet af aan. In oudere en grotere organisaties is dat minder vanzelfsprekend, zegt Jef. “Binnen een grotere organisatie heb je natuurlijk te maken met de historie. Daar kunnen veel belemmeringen zitten voor de flow.”
“Dan kom je erachter waarom mensen fluitend naar
hun werk gaan – of waarom ze dat niet doen.”
“We werken ook voor Buurtzorg, een bekende organisatie inmiddels. Zij scoren hoog, zowel wat betreft hun zorgverlening als hun medewerkerstevredenheid. Een organisatie van 15.000 mensen, met twee leiders en met 48 mensen in de backoffice. Inmiddels wordt hun model ook veel overgenomen. Managementlagen eruit. Dat is heel lastig als je niet, zoals Buurtzorg, vanaf het begin met dat model werkte.”
Het is dan ook oppassen. “Het gevaar van werken met een model is dat het een dogma wordt en gaat afleiden van het werk. Het moet gaan om het werk. Je schept de voorwaarden om samen dat werk goed te doen. Als we gaan ontrafelen hoe je team in flow kan komen, starten we daarom met de collectieve ambitie. Voor wie zijn jullie er, en waarom eigenlijk? Enzovoort. Dan kom je erachter waarom mensen fluitend naar hun werk gaan. Of waarom ze dat juist niet doen.”
Behoefte aan vooruitgang
Daar komen de verhalen om de hoek kijken. “We doen uitgebreide interviews met medewerkers. Daar maken we een teamportret van. Dat komt dan in een mooi boekje. Door dat bij veel teams te doen, komen er gemene delers aan het licht die waardevol zijn voor mijn onderzoek. Ik heb bij Buurtzorg veel interviews gedaan. Pas na afloop liet ik dan het teamflow-model zien. Dat gaf vaak veel herkenning.”
“Hoge werkdruk, machtsspelletjes:
dat belemmert de flow in teams.”
“Je hebt natuurlijk ook teams waar het minder goed mee gaat. Dan is het aftasten: welke onderstroom is er? Dat moeten we goed in beeld brengen voordat we een sessie doen met een hele groep.” Is dat vervelend om te doen, de negatieve zaken in kaart brengen? Jef schudt zijn hoofd. “Ik vind het heel interessant. Iedereen wil dat ook graag boven water krijgen. Iedereen wil van nature z'n werk goed doen. Maar het gedoe eromheen, hoge werkdruk, machtsspelletjes: dat soort dingen zorgt voor obstakels. Dat belemmert je gevoel van flow en vooruitgang. Terwijl mensen daar juist behoefte aan hebben.”
“Als je je niet gewaardeerd voelt voor je werk, als je je te veel gecontroleerd voelt door het management, als je het gevoel hebt dat je goede bedoelingen misbruikt worden, als je je talent niet kan inzetten... Dat frustreert allemaal. Ik geloof dat elk mens een talent heeft, en dat talent moet je kunnen verzilveren.”
Grote kans dat je talent samenhangt met wat je wil bereiken. “Dat soort ambities halen wij op in het begin,” zegt Jef. “Zo komen we tot de collectieve ambitie. Dat is de voedingsbodem van een team. Waarom ben je lid van dit team, deze organisatie? Daar zit een positieve onderstroom. Die halen we naar boven. We kijken waar je naartoe wil.”
“De balans tussen afstemming en individueel werk is essentieel voor teamflow.”
Zelf uitvinden wat werkt
Het gaat niet alleen om een stip aan de horizon. Het gaat ook over de korte termijn. Jef benadrukt dat het goed is om je doelen dichtbij te houden. “Je moet punten creëren waarop je bij elkaar komt en werk oplevert. Zodat je het gevoel hebt: we zijn met elkaar in beweging, we zetten elke dag kleine stappen.”
“Het is belangrijk dat teams daarin hun eigen manier van samenwerken vinden,” zegt hij en hij veert op. Hij komt terug op het gevaar van het dogma. “Je hebt natuurlijk Lean, Scrum, van alles. Het gevaar daarvan is dat adviseurs teams gaan vertellen hoe het moet. Dan is de methode leidend – en dat is iets om te voorkomen. Teams moeten zelf uitvinden hoe ze het best met elkaar kunnen afstemmen hoe het gaat, om vervolgens individueel aan de slag te gaan.”
“Mensen hebben behoefte aan autonomie in het uitvoeren van hun taken. Dat is bekend. Daar kun je ze dan ook in vrijlaten. Daarnaast wil je snelle en praktische afstemmingsmomenten hebben. Daar kan een werkvorm uit bijvoorbeeld de Agile-aanpak prima voor dienen. In elk geval is de balans tussen afstemming en professionele autonomie essentieel voor teamflow.”
“Draagt dit bij aan onze collectieve ambitie? Zo ja, dan doen we het.”
Intrinsieke motivatie
Kortetermijndoelen en de collectieve ambitie komen bij elkaar tijdens de afstemming. “Als mensen het daar met elkaar over hebben, weten ze waarom ze er zijn. Als je dan tijdens die afstemmingsmomenten samen een beslissing moet nemen, kun je de vraag stellen: draagt dit bij aan onze collectieve ambitie? Zo ja, dan doen we het. Zo nee, dan niet.”
“Er zijn veel manieren om tot de collectieve ambitie te komen. Ik haal dus vaak verhalen op door middel van interviews, maar je kunt bijvoorbeeld ook een missie-visie-workshop doen. Het is vaak lastig om de collectieve ambitie in woorden te vangen, maar heel belangrijk, want iedereen moet erachter staan.”
Bij de collectieve ambitie begint het verhaal van je team, vertelt Jef. En dat verhaal is ‘iets levends’: “Het moet in je gedachten blijven, dus je moet het steeds opnieuw vertellen. Dat kan op allerlei manieren, van video’s tot klantverhalen. Dan haak je continu in op de intrinsieke motivatie van de teamleden. Van daaruit kun je steeds het gesprek voeren.”
“In het model zie je ook: de uitdagende projecten die we met elkaar gaan doen, sluiten aan op de collectieve ambitie. Maar er loopt ook een lijn naar de communicatie. Vanuit die collectieve ambitie ga je de gesprekken aan. Met elkaar, bijvoorbeeld over taakverdelingen, maar ook met klanten. Ook bij de koffieautomaat moet het over de collectieve ambitie gaan.”
“Ik had nooit zo naar storytelling gekeken.”
De toekomst schetsen
“Er komt ook een gevoel van veiligheid uit voort, wat ook cruciaal is voor flow. Psychologische maar ook fysieke veiligheid. Tegen mijn collega's kan ik alles zeggen, zolang het maar vanuit onze gezamenlijke ambitie wordt geformuleerd. Soms moet ik iets vervelends zeggen, waar iemand last van kan hebben. Maar als teamlid dat meewerkt aan de collectieve ambitie moet ik het toch zeggen.”
En als een team de voorwaarden voor gezamenlijke flow op orde heeft? “Dan kun je kijken naar de afstemming tussen teams, en ervoor zorgen dat ze weten welke bijdrage ze leveren aan de organisatie, en elkaar weten te vinden. Een beetje zoals een zwerm spreeuwen. Die bestaat uit kleine groepen die precies weten hoe ze bewegen in het geheel.”
Had Jef al eerder stilgestaan bij de rol van storytelling in teams? “Ik had nooit zo naar storytelling gekeken, maar bij het ontwikkelen van collectieve ambities is het gaandeweg opgedoken. Vooral dus omdat je dat verhaal, als je het gevonden hebt, moet blijven vertellen.”
“Ik had het verhalen vertellen ook een beetje meegekregen bij ontwerpteams. Wat zij ontwerpen – een gebouw, een stedenbouwkundig plan – heeft ook vaak een verhaal. Dat vertel je aan degenen die het gaan realiseren, maar ook aan de mensen die ermee te maken krijgen. Het is een manier om de toekomst in beeld te brengen.”
Psychologie en natuurkunde
Dan maakt Jef een interessante zijsprong: hij vertelt over zijn interesse in natuurkunde. “Hoe het heelal is ontstaan en hoe alles samenhangt. Daar haal ik ook veel inspiratie uit voor teamflow. Dat klinkt misschien raar, maar ik denk dat psychologie en natuurkunde dicht bij elkaar liggen.”
“Het ontstaan van het heelal is de start van een verhaal. Door de Big Bang is er energie ontstaan. Negatieve en positieve energie. Materie is positieve energie, het vacuüm is negatieve energie. Dat heft elkaar op. Het geheel dijt uit, zo groeit het verhaal, tot het op een gegeven moment ophoudt te bestaan.”
“Zo laten we het heelal een klein stukje uitdijen.”
Door dat verhaal te begrijpen, kun je ook teamflow begrijpen, stelt Jef. Je hebt als team een bepaald doel en gaat van start. Onderweg raak je beter afgestemd op dat doel en pas je je omgeving daarop aan. Zo ga je verder tot je de collectieve ambitie bereikt. Jef: “Zo laten we dat heelal een klein stukje uitdijen.”
Waar is hij de komende tijd mee bezig? “We zijn bezig met de doorontwikkeling van onze TeamFlow App. We verdiepen ons ook in Artifical Intelligence om te kijken hoe dat kan helpen de voorwaarden voor Team Flow hoog te houden. Daarom gaan we vanaf april ook in MindLabs zitten in de Spoorzone in Tilburg. Verder komt er nieuw onderzoek aan in de zorg, samen met De Haagse Hogeschool en zorginstellingen in de regio. Ook ga ik spreken op het European Congress of Positive Psychology.”
En daar houdt de lijst nog niet op. “Ik ga ook MØ interviewen, een zangeres en producer uit Denemarken die verschillende grote hits heeft gehad. Dan is de setting dus anders: hoe bereik je flow in de studio? Dat heb ik destijds ook bij Kyteman gedaan. Er staan ook projecten op stapel in het onderwijs en in de techniek. Er is zo veel moois in de wereld, zo veel om van te leren.”
Meer weten over teamflow? Schrijf je in voor de Training tot Teamflow Coach
