JEF VAN DEN HOUT

Flow is een toestand die we ervaren wanneer we volledig opgaan in een activiteit, gepaard met een gemotiveerde en energieke focus. In een moment van teamflow ervaren we dit samen tijdens de uitvoering van wederzijds afhankelijke taken voor het teambelang. We presteren dan als team op ons best, ervaren meer voldoening en geluk, en zijn echt van betekenis voor datgene waar het team voor is opgericht.

Door het uitvoeren van zowel kwantitatief als kwalitatief onderzoek hebben we de voorwaarden en de ervaringskenmerken van teamflow achterhaald. De wetenschappelijke publicaties vind je hier. Om professionals die samenwerken in teamverband te helpen bij het inventariseren van de voorwaarden voor teamflow hebben we een Teamflow Canvas ontwikkeld. Via verschillende werkvormen kunnen teamleden zo in de voorbereiding op een gezamenlijke activiteit met elkaar de voorwaarden stap voor stap concretiseren en vormgeven. Erg praktisch dus! Voorbeelden van werkvormen zijn gestructureerde brainstormsessies waar bijvoorbeeld met post-its, LEGO SERIOUS PLAY, appreciative inquiry of handstorm wordt gewerkt. Vele werkvormen zijn hiervoor te gebruiken of te bedenken. Kies als facilitator vooral in afstemming met de betrokken teamleden wat het beste bij hen past!

Het Teamflow Canvas helpt teamleden zo samen èn stapsgewijs de voorwaarden voor het ervaren van teamflow te creëren. Gebruik het Teamflow Canvas steeds als kickstart bij een nieuwe samenwerking of project en breng jezelf zo met je team elke keer weer opnieuw in teamflow!

Het Teamflow Canvas kun je hier downloaden. Het is aan te bevelen deze op A0 of A1 uit te printen. Het liefst zo groot mogelijk. Heb je geen printer dan kun je uitgeprinte versies bij ons per 10 stuks bestellen. We zullen deze dan naar je opsturen. Mail ons daarvoor op: [email protected]

In deze blog zullen we de voorgestelde stappen op het Teamflow Canvas één voor één kort van een toelichting en instructie voorzien.

 

1) Intrinsieke Motivatie

Voor het ervaren van teamflow is het belangrijk om bij het individu te beginnen. Je wilt namelijk dat elk individuele teamlid intrinsiek gemotiveerd is om deel te nemen aan de beoogde samenwerking. Uit ons onderzoek weten we dat intrinsieke motivatie in samenwerkingen gebaseerd is op datgene wat men belangrijk, uitdagend of leuk vindt. Gedeelde intrinsieke motivaties ontstaan uit gedeelde waarden, ambities en plezier. Daarnaast is het belangrijk dat teamleden zich prettig voelen in het team, dus dat de sfeer en teamspirit goed zit. Op het Teamflow Canvas hebben we daarom bij stap 1 een aantal vragen geformuleerd die de teamleden bij de start (van een nieuw project, seizoen, periode, sprint of jaar) individueel mogen beantwoorden. Het is daarbij belangrijk dat de antwoorden op de vragen eerst opgeschreven worden voordat men deze met elkaar deelt. Je zal vaak merken dat veel van de gegeven antwoorden overlappen. Het is belangrijk daar ook de aandacht op te leggen. De gedeelde noemers in de antwoorden vormen namelijk uitstekende input voor het vormgeven van de collectieve ambitie in stap 1. Wil je nog wat vragen toevoegen bij stap 1? Vooral doen! Hierbij een aantal suggesties:

  • Wat verbindt jou met jouw team(s)?
  • Wat is jouw unieke bijdrage aan het team?
  • Waar ligt voor jou de uitdaging om deel te nemen aan dit team?
  • Wat kom jij brengen en halen in de samenwerking in dit team?
  • Wat zijn jouw verwachtingen rondom de samenwerking in dit team?
  • Wat heb jij nodig om je binnen deze samenwerking als een vis in het water te voelen?
  • Voor wie wil jij er graag zijn in de samenwerking met jouw teamleden?

 

2) Collectieve ambitie

Beschrijf nu op basis van de gedeelde antwoorden bij stap 1 de collectieve ambitie van het (project)team kort en krachtig. Ga er daarbij vanuit dat een collectieve ambitie nooit volledig in woorden te vangen is. Het hoeft dus niet perfect te zijn. Het betreft puur een eerste aanzet. Het mag abstract en poëtisch geformuleerd zijn, maar dat hoeft niet. Het mag ook heel concreet. Let er wel op dat je geen teamdoelen gaat formuleren die behaald moeten worden binnen een bepaald tijdsbestek. Daar gaat het nu nog niet om, dat is de volgende stap. Hierbij een aantal richtlijnen voor het opstellen van een collectieve ambitie. De geformuleerde collectieve ambitie:

  • Komt voort uit de gedeelde intrinsieke motivaties van alle teamleden.
  • Geeft uiting waarvoor men er als team staat.
  • Geeft uiting aan wat men wil betekenen voor elkaar.
  • Geeft uiting aan wat men wil betekenen voor diegene aan wie men iets levert (ketenpartners, interne afdelingen, klanten, leveranciers, patiënten, supporters, burgers, maatschappij, etc).
  • Is inspirerend en enthousiasmerend.
  • Geeft uiting aan de sfeer en/of stijl waarin men graag samenwerkt.
  • Geeft uiting waar men als team in uitblinkt.
  • Geeft uiting waarom dit team in staat is om bepaalde uitdagingen aan te gaan.

De collectieve ambitie kan zoals gezegd geformuleerd worden met een aantal mooie zinnen en/of een aantal krachtige statements. Beiden zijn goed. Dit eventueel nog versterkt met een aantal beelden of metaforen. Beelden en metaforen zeggen vaak meer. Het gaat er uiteindelijk om dat iedereen zin of energie krijgt om na het lezen van de collectieve ambitie met elkaar aan de slag te gaan. De geformuleerde collectieve ambitie vormt vervolgens de kern van de beoogde samenwerking. Hieruit ontstaat een gemeenschappelijke taal van waaruit men gaat communiceren, doelen stellen, taken verdelen en keuzes maken.

 

3, 4 en 5) Teamdoelen

Nu de collectieve ambitie is opgesteld kan men in overleg met elkaar concrete teamdoelen gaan opstellen. Teamdoelen zijn in samenwerkingsprojecten vaak mijlpalen (milestones) of oplevermomenten. Dus zaken die je met elkaar oplevert of behaalt op een bepaald moment in de tijd. Indien je er meerdere formuleert doe dit dan in volgorde van tijd. Het is belangrijk dat iedereen achter de opgestelde teamdoelen staat. Het is bij het opstellen van teamdoelen soms aan te bevelen om terug te redeneren in de tijd en dit altijd te doen in het verlengde van de geformuleerde collectieve ambitie!

Formuleer op het Teamflow Canvas tenminste 1 concreet uitdagend teamdoel. Dit moet het teamdoel zijn dat in de tijd als eerste moet worden behaald of opgeleverd. Als je dit meest dichtbijgelegen teamdoel helder hebt kan je met de taakverdeling van morgen aan de slag. Bepaal per teamdoel ook gelijk hoe en wanneer je de evaluatie (feedbackwijze) met elkaar organiseert. Dit zowel op resultaatniveau als op procesniveau. Bij de evaluatie van het resultaat gaat het puur om het opgeleverde product of de geleverde dienst. Bij het proces gaat het puur om het samenwerkingsproces naar de oplevering van het product of de geleverde dienst. De TeamFlow Tool (webapplicatie) zou je kunnen inzetten om het samenwerkingsproces te evalueren en in de toekomst te optimaliseren.

Hierbij een aantal suggesties voor het opstellen van teamdoelen:

  • Zorg dat het teamdoel samenbindend is geformuleerd. Gebruik bijvoorbeeld de wij-vorm.
  • Stel de teamdoelen duidelijk (concreet) op.
  • Zorg ervoor dat het opgestelde teamdoel (zeer) uitdagend is om te behalen, maar wel realistisch en/of haalbaar. Zoek dus vooral de randjes op als het team daar ook aan toe is.
  • Probeer het opgestelde teamdoel zo nuttig mogelijk te laten klinken. Het moet nuttig voelen om deze stap met elkaar te zetten of deze uitdaging met elkaar aan te gaan.
  • Probeer het opgestelde teamdoel ook een innovatief karakter mee te geven.

 

6) Afstemming Persoonlijke Doelen & Bundeling van Krachten

Nadat je de teamdoelen hebt bepaald bediscussieer je met elkaar per teamdoel welke taken (activiteiten) en/of rollen opgepakt moeten worden om dit teamdoel te bereiken. Dit inclusief oplevermoment (deadline). Rollen hebben vaak geen gewenst oplevermoment maar zijn continu of hebben een einddatum. Noteer dan ‘continu’ of de einddatum waarna de rol niet meer hoeft worden opgepakt. De einddatum is dan vaak hetzelfde als de deadline van het teamdoel.

Benoem vervolgens ook welke kwaliteiten van een persoon daarbij gewenst zijn. Hierop baseer je vervolgens ook weer de koppeling van teamleden aan de vastgestelde taken en/of rollen. Het liefst koppel je minimaal steeds 2 personen aan een taak/rol. Zodoende heb je altijd een back-up of wingman (adviseur of hulpkracht). Formuleer de taken en rollen dus zo duidelijk mogelijk! De persoon die deze gaat uitvoeren weet dan precies wat van hem verwacht wordt.

Is de verdeling van de taken/rollen helder? Bepaal dan nog wat aanvullende aandachtspunten zijn voor de uitvoering.  Hiermee kun je de taak- of roluitvoering eventueel nog wat uitdagender voor het desbetreffende koppel maken. Het is namelijk voor het kunnen ervaren van flow belangrijk dat de toegewezen taak of rol uitdagend is en tevens haalbaar.

Als laatste bepaal je nog de feedbackwijzen per taak/rol en koppel je daar ook nog een datum en tijd aan. Vaak is dit op hetzelfde moment als de evaluatie van het teamdoel.

Bij deze eerste inventarisatie op het Teamflow Canvas doe je dit alleen voor teamdoel 1. Later kun je dit ook voor de overige teamdoelen doen. Bepaald met elkaar wanneer je dit het beste kan doen. Indien de taken/rollenlijst te kort is gebruik dan post-its en plak deze eronder.

 

7) Open Communicatie

De afstemming- en de evaluatiemomenten die hierboven zijn bepaald, vormen al een systeem van communicatie en gewenste constructieve feedback. Maar, mogelijk wil je deze nog opener, directer of constructiever maken. Vul in dit invulveld dus maatregelen in die hiervoor zorgen. Je kan bijvoorbeeld denken aan een open archief, digitaal platform, daily standups, etc. Alles wat de voortgang niet belemmert of afleidt, maar juist bevordert.

 

8) Veilig Klimaat

Veiligheid is essentieel bij het aangaan van (risicovolle) uitdagingen. Bepaal daarom met elkaar welke maatregelen je kan nemen zodat iedereen zich fysiek, psychologisch en sociaal veilig voelt. Maatregelen kunnen hierbij heel breed worden bepaald. Denk bijvoorbeeld aan het dragen van een helm (fysiek), het koppelen van meester-gezel relaties (psychologisch), en het overeenkomen van gewenst gedrag (sociaal). Het is hier ook heel belangrijk om onnodige en/of onacceptabele risico’s af te dekken. Maak hier dus even een inventarisatie van en neem hiervoor maatregelen waar dat kan!

Voor psychologische veiligheid is het vooral belangrijk dat je een klimaat creëert waarin mensen fouten durven te maken om er van te leren. Maak de feedbackmomenten dus psychologisch veilig voor elk individuele teamlid. Zorg ervoor dat er ook waardering wordt geuit in dit soort momenten en dat men luistert naar elkaar waarom zaken misschien een keer niet goed zijn gegaan. Geef verbetersuggesties (feedforward) op een begripvolle en respectvolle manier. Toon empathie! Het ligt vaak niet aan de persoon, maar eerder aan het systeem. Maak het systeem (klimaat) waarin je samenwerkt dus veilig!

 

9) Wederzijds Commitment

Door het invullen van bovenstaande invulvelden gaan de teamleden samen al vele wederzijdse commitments met elkaar aan. Echter, mogelijk wil je nog wat aanvullende commitments met elkaar overeenkomen die de onderlinge binding met elkaar verstevigen en het behalen van de collectieve ambitie en teamdoelen vergroten. Noteer deze commitments dan hier.

Het is zinvol deze inventarisatie zichtbaar op te hangen in de teamomgeving. Verwerk vervolgens het geheel ook in bestaande (digitale) planningssystemen (zoals bijvoorbeeld Asana, Trello of Productive). Ben je toe aan het opstellen van de taakverdeling voor teamdoel 2, gebruik dan een nieuw Teamflow Canvas en loop alle stappen nogmaals een keer langs.


Van Individuele Flow naar Teamflow

Het daadwerkelijk ervaren van teamflow begint doordat individuele teamleden flow ervaren bij de uitvoering van persoonlijke taken en rollen voor het team. Vandaar dat we nog een aantal suggesties geven waarmee je in de voorbereiding stapsgewijs de kans kan vergroten dat bij de uitvoering van de verdeelde taken en/of rollen flow op individueel niveau kan worden ervaren. Dit doen we aan de hand van de zes voorwaarden voor individuele flow:

  • Intrinsieke motivatie / Voldoening: Kies bij de verdeling van taken en rollen altijd een taak of rol die voldoening oplevert en waarvan je kan genieten. Bijvoorbeeld omdat je deze taak of rol belangrijk, leerzaam of gewoon leuk vindt.
  • Duidelijk dichtbijgelegen doel: Ga in de voorbereiding van de taakuitvoering op zoek naar duidelijke (dichtbijgelegen) doelen. Dus bepaal wat de mijlpaaltjes of ankerpunten zijn bij de uitvoering van je persoonlijke taken en rollen. 
  • Uitdaging in balans met vaardigheid: Zorg ervoor dat de taak- of roluitvoering een positieve uitdaging voor jezelf vormt.  Een uitdaging die in balans is met wat jij kan. Misschien mag je deze uitdaging net daarboven leggen, je kan vaak meer dan je zelf denkt. Het mag geen hoge stress opleveren en het moet zeker ook niet saai worden. Ga dus op zoek wat jouw persoonlijke uitdagingsniveau is voor flow!
  • Directe en constructieve feedback: Zorg dat je tijdens de uitvoering van jouw persoonlijke taken of rollen directe en constructieve feedback ontvangt, zodat je op elk moment weet hoe je ervoor staat en wat de volgende stap zou moeten zijn.
  • Opperste concentratie: Zorg voor een opperste staat van concentratie tijdens de uitvoering van je persoonlijke taak of rol. Dit kun je bereiken door bijvoorbeeld onnodige afleidingen in de omgeving en in je iegen hoofd te elimineren. Afleidingen in je eigen hoofd kunnen er dus ook voor zorgen dat je niet voldoende geconcentreerd bent. Zorg er dus ook voor dat je eigen hoofd leeg is. Hiervoor bestaan voldoende technieken om dit voor elkaar te krijgen.
  • Gevoel van controle over de persoonlijke taak- of roluitvoering: Probeer faalangst zoveel mogelijk te vermijden, zodat er een gevoel van meesterschap over de situatie kan ontstaan. Dit is ook trainbaar door bijvoorbeeld ademhalingstechnieken, self-talk of aandachtsstijlen toe te passen.

De kans dat de bovenstaande zes voorwaarden aanwezig zijn tijdens de persoonlijk taak- of roluitvoering kan dus verhoogd worden door een goede voorbereiding. Na de voorbereiding wordt vervolgens overgegaan tot het uitvoeren van de taken en rollen. Het is voor elk individuele teamlid dan belangrijk dat alles even los wordt gelaten en dat men zich volledig concentreert op wat zich gaat voordoen en dat men daarbij volledig in het "nu"is. De kans is dan het grootst dat tijdens de uitvoering de persoonlijke taken of rollen de drie ervaringskenmerken van individuele flow zich voor doen.  De drie ervaringskenmerken zijn:

  • Gevoel van eenheid met de taak of rol: Je wordt één wordt met de activiteit/taak.
  • Actie en besef komen samen tijdens de taak- of roluitvoering: Je bent super alert en handelt daardoor intuïtief of spontaan.
  • Transformatie van tijdbesef: Het besef van tijd verdwijnt als dit geen onderdeel vormt van de persoonlijke taak of rol. De tijd lijkt dan vaak voorbij te vliegen of op sommige momenten even stil te staan omdat men zo diep gefocust is.

Als zowel de voorwaarden als de ervaringskenmerken voor individuele flow tijdens de persoonlijke taak- of roluitvoering zich voodoen kunnen we daadwerkelijk spreken van een individuele flowervaring. Deze flowervaring kan nog verschillen in intensiteit. Bij zeer uitdagende taken die veel concentratie vereisen spreken we van deep flow en is de uitdaging en daardoor het concentratievermogen minder intens dan spreken we van microflow. Als iedereen tegelijkertijd flow ervaart, kunnen we spreken van teamflow. Het gehele team lijkt dan als één organisme te handelen. We delen deze mooie momenten van optimale samenwerking dan met elkaar en genieten daar vaak nog heel lang van na!


Tot slot

Wil je meer weten over teamflow en leren werken met handreikingen als het Teamflow Canvas, de Teamflow Monitor, de Teamflow App, de Teamflow Game, etc? Schrijf je dan hier in voor één van onze open Teamflow Opleidingen. Wil je met collega's graag incompany een programma op maat volgen stuur dan een mail naar: [email protected]

We wensen je heel veel flow in de samenwerking met jouw teamgenoten!

Behoefte aan meer flow in jouw organisatie?

Bel, mail of app ons voor een kennismaking